Reglas de conducta

Dado el clima laboral de contención que ha desarrollado la legislatura durante décadas, la redacción de un manual de normas no se puede tomar a la ligera. Hay que abordar el proyecto de manera defensiva y consciente de las consecuencias. Usted no está obligado a tener un manual per se, pero si lo va a preparar, asegúrese de que lo hace con la ayuda de un abogado laboral con mucho conocimiento en la amplia gama de legislación federal y estatal.  Puntos a considerar:

  • Cuando usted redacta un manual de empleados está tocando un sinnúmero de leyes laborales que pueden impactarle al momento de una reclamación. Estas leyes se entrelazan de una manera compleja y no todo el mundo puede integrarlas adecuadamente.
  • Antes de redactar un manual abarcador, considere elaborar  un reglamento de conducta.  La ley de despido (80) requiere que  si usted despide a un empleado por violación a normas, dichas normas deben estar por escrito.
  • Debe asegurar que lo que escriba apoya y protege la operación.  Si usted es una empresa pequeña y no cuenta con personal para administrar sus recursos humanos, no redacte un manual complejo.  Evite escribir procesos y procedimientos que sobrecarguen sus recursos y/o le imponga a usted ciertos deberes o compromisos innecesarios.
  • Dentro de un contrato de empleo, el manual de reglas aprobado por el patrono es parte integral del contrato de empleo. Para que las violaciones a las normas del trabajo constituyan “justa causa para el despido, el patrono tiene que probar lo razonable de las normas establecidas, que le suministró copia escrita de éstas al empleado, y que el empleado las violó”. Jusino Figueroa v. Walgreens of San Patricio, 2001 J.T.S. 154.
  • En el caso Carmelo Rivera v. Pan Pepín, 2004 TSPR 59, el Tribunal Supremo confirmó un despido injustificado entre otras cosas porque entendió que el ‘Manual de Normas’ de la empresa tenía ciertas inconsistencias y no había sido aplicado correctamente- “Las exigencias, requisitos y sanciones deben ser razonables y, sobre todo, claras y detalladas, de modo que el trabajador tenga presente cuáles son sus deberes, así como las consecuencias que acarrea su incumplimiento”.
  • Asegúrese que el manual de empleados de su empresa está al día y que se ajusta a su realidad operacional. Las normas de una empresa se consideran parte de la relación patrono-empleado Santiago v. Kodak Caribbean, 129 D.P.R. 763 (1992).  Esta relación es un contrato de servicios y como todo contrato, debe ser cumplido  por ambas partes. Ocurre con alguna frecuencia- particularmente con las empresas pyme- que estos manuales están ajenos a la realidad operacional. El manual dice una cosa y la empresa hace otra. Esta situación puede traer responsabilidad legal al patrono.
  • Ejemplos que pueden traer resultados similares incluyen:
  • El manual dispone que no se despedirá a un empleado por una primera falta y usted despide al empleado por un primer incidente;
  • El manual dispone que se celebrará una reunión entre el jefe de recursos humanos y el empleado a ser sancionado pero usted no tiene jefe de recursos humanos y/o no lleva a cabo la reunión;
  • Se despide a empleado por negligencia pero dicha falta acarrea solo una suspensión según las reglas de la empresa;
  • Se despide al empleado por no hacer su trabajo adecuadamente. Luego resulta que de acuerdo al manual se suponía que el empleado recibiera adiestramiento y no se le dio.

Es aconsejable proveerle copia al empleado de las normas y mantenga evidencia de haberlas suministrado. Aun así las normas deberán ser razonables y seguidas por ambas partes; de lo contrario invalidarán un despido que pudo haber sido justificado.

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