Serias complicaciones a patrono que no preservó evidencia en caso discrimen

La realidad de la justiciaLa reglamentación federal le requiere a los patronos  mantener los expedientes de personal y récords de empleo de los trabajadores  hasta  un año luego de su despido.   Hay  requisitos  adicionales bajo otras leyes de empleo federales y estatales relacionados al mantenimiento de expedientes. Además,  cuando la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en Ingles) le notifica a un patrono que se ha presentado un cargo de discrimen en su contra, la empresa tiene el deber de preservar  los récords relacionados a los asuntos bajo investigación como resultado del cargo. La falta de cumplimiento de este deber  puede tener serias repercusiones para la empresa; incluso puede ser la diferencia entre prevalecer o perder la reclamación.  Un patrono enfrentó una situación similar en el caso Equal Employment Opportunity Commission v. Ventura Corp., Civ. No. 11-1700 (PG), (D.P.R. Feb. 12, 2013).

La EEOC es la agencia federal encargada de hacer cumplir las leyes federales anti-discrimen.  Esta Comisión estaba   investigado a la empresa Ventura Corporation, una corporación basada en Puerto Rico dedicada a venta al por mayor de productos de belleza, joyería y otros artículos de cuidado personal a detallistas.  Sobre la reclamación original comentamos hace un tiempo. La  investigación era por discrimen bajo el Titulo VII presentado por un empleado masculino que alegaba no se le había ofrecido una posición gerencial en la empresa. Posterior a la querella, el Empleado fue  ascendido pero al final la empresa lo despidió.

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El EEOC alegó en su demanda que Ventura había incurrido en un patrón o una practica de rehusar reclutar a personal masculino para trabajar como gerentes de zona y gerentes de apoyo.  También alegó que ascendió a un empleado al puesto de gerente de zona cuando este se quejó de dicha práctica; y solo para  tenderle una trampa hacia el fracaso y despedirlo en represalias por su oposición a las practicas de reclutamiento basadas en el sexo del candidato.  Ventura negó las alegaciones del EEOC.

Durante el litigio, el EEOC se quejó al tribunal de que  a pesar de las advertencias que le había comunicado   a Ventura de que preservaran información relevante al caso,  la empresa había perdió evidencia crítica incluyendo resumes de solicitantes a empleo e importantes correos electrónicos  entre gerentes. La Comisión  solicitó al Tribunal sanciones por la destrucción de récords relevantes, arguyendo  que esta falta de información le  obstaculizaba la capacidad de procesar la reclamación.

El patrono explicó entre otras cosas que no había podido encontrar esos resumes u otros documentos se habían perdido durante una migración de sistema de informática interna. Sobre los resumes, el récord del tribunal refleja  que la analista de recursos humanos para la empresa testificó que ciertos documentos del departamento de Recursos Humanos habían sido o llevados a un almacén o cortados (‘shredded’) como resultado de una re-estructuración de la oficina en 2009. La analista luego indicó que no había podido encontrar los materiales relacionados a las solicitudes en las cajas que se habían enviado al  almacén.

El tribunal  entendió que  Ventura no había ejercitado un esfuerzo razonable para preservar los materiales específicamente enumerado en las solicitudes previas de la Comisión;  acción se conoce legalmente como   ‘expoliación’.  En términos sencillos, ‘ expoliación’ se refiere a la acción de no preservar evidencia que es relevante para un litigio pendiente o potencial y los litigantes tienen la responsabilidad y deber de asegurar que la evidencia relevante es protegida de perdida o destrucción. Esta obligación de preservar surge una vez el litigio  se puede razonablemente anticipar.

La parte que reclama que ha ocurrido la expoliación tiene que demostrar que existe evidencia que ha sido expoliada. Si el tribunal determina que una parte es responsable por la expoliación, puede imponer sanciones  para evitar un perjuicio injusto. Sanciones por esta practica pueden incluir desde la exclusión del testimonio o evidencia en juicio, la instrucción al jurado de hacer inferencias negativas sobre la evidencia desaparecida hasta la desestimación del caso. La medida apropiada dependerá del prejuicio sufrido.

 Como sanción, el tribunal determinó entre otras que en cuanto a la reclamación  del empleado despedido,  la empresa ya no podría  levantar  las defensas relacionadas al numero de empleados que habían solicitado las plazas  de gerente entre 2007-2009 y sobre las cualificaciones de los solicitantes durante dicho periodo.  Ventura alegaba  que durante dicho periodo no había recibido solicitudes de candidatos masculinos y/o  que de haberse recibido no reunían las cualificaciones del puesto.   El tribunal también ordenó que en su momento se le instruyera al jurado  inferir que el contenido de los correos no preservados  eran desfavorables para la empresa. Estas ordenes le complicaron el panorama a la empresa.  Al final el caso se transigió. Vea la opinión y orden del tribunal en torno al asunto de la expoliación  aquí.

De acuerdo a la transacción. Ventura tendrá que pagar  $354,250; cantidad que incluye un pago $150,000 al empleado despedido.  El resto de los fondos se  depositarán en una cuenta para distribuirse  a la clase de candidatos a empleo masculinos  que solicitaron  los puestos de gerentes de zona y apoyo no fueron considerados durante el periodo en consideración. El acuerdo además requiere que la empresa mejore su sistema de reclutamiento y tome acción para prevenir el discrimen.  Esto  incluye adiestramiento a todos los empleados y adiestramiento especifico en al área de anti-discrimen a aquellos gerentes que juegan un papel en el proceso de reclutamiento.  La empresa tendrá que proveer reportes periódicos al EEOC durante tres años.

 

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