Contratistas independientes

IRS provee incentivo para reclasificar trabajadores de contratistas a empleados

El  IRS ha desarrollado un nuevo programa para permitirle a patronos reclasificar voluntariamente a sus empleados para propósitos de las contribuciones federales y proporciona un alivio parcial de impuestos federales de trabajo para los contribuyentes elegibles que estén de acuerdo para tratar de forma prospectiva a los contratistas como  empleados.  Para participar en el programa, (Voluntary Classification Settlement Program)  el contribuyente debe cumplir con ciertos requisitos de elegibilidad, solicitar su participación en el programa, y entrar en un acuerdo  con el IRS.

Clasificar empleados como contratistas independientes pone en riesgo legal a una empresa.  Uno de los riesgos es con las contribuciones federales y estatales; las que  el patrono debía en su origen retener y enviar; y  las que tenía que aportar.  P0r ejemplo la correspondiente al seguro social.

Para ser elegible a los beneficios del programa, el contribuyente debe de siempre haber tratado a los trabajadores (los que va a re-clasificar)  como contratistas independientes, y debe haber presentado todos los formularios 1099 por los últimos tres años. El  patrono no puede estar siendo auditado en la actualidad por el IRS o por el Dept de Trabajo federal sobre alguna clasificación de trabajo o por alguna otra agencia de gobierno.   Patronos que hayan  ha sido auditado previamente por el IRS o el Departamento de Trabajo en relación la clasificación de los trabajadores  serán elegibles si  han cumplido con el resultados de la auditoría.

Los contribuyentes cuya solicitud ha sido aceptada entrará en el  acuerdo con el IRS y al mismo tiempo hará el pago total y completa de cualquier cantidad adeudada en virtud del acuerdo. Lo que pagarán será una fracción de lo adeudado.

Supremo de Puerto Rico le pasa larga factura laboral a colegio

Recientemente el Tribunal Supremo resolvió el caso Whittenburg v. Iglesia Católica, 2011 TSPR 137.  En su decisión (incluyendo una disidente) de 100 paginas el Supremo emite una de las opiniones  más abarcadoras en años recientes.  Lo de abarcador no es porque se abra nuevo campo legal si no porque la opinión   trata sobre un empleado catalogado como contratista independiente y discute una amplia gama de temas  que están muy presentes en el diario vivir de las empresas de Puerto Rico- periodos probatorios, contratos temporeros, despido injustificado, Ley 80, Fondo, SINOT y ACAA.

El caso de Whittenburg  involucra a un maestro de una escuela que – aunque era empleado, lo tenían trabajando con un contrato de servicios profesionales que se vencía y se renovaba cada cierto tiempo. Durante sus vacaciones tuvo un accidente automovilístico.  Estaba en juego la reserva de empleo de ACAA dado que la empresa argumentaba que el maestro era un contratista independiente y no un empleado; a quien por cierto se le canceló su contrato.  Al final,  el Supremo resolvió que el contrato no era valido y que la verdadera relación era una de patrono-empleado a tiempo indeterminado; en otras palabras que era un empleado regular.

Hoy en día las empresa que  contratan a empleados como contratistas es porque se la está jugando o por una ignorancia inexcusable.  Digo  inexcusable porque  Puerto Rico tiene muchísimos profesionales capacitados para orientar a las empresas  en el campo laboral   (abogados en el campo  y cierto personal experimentado en recursos humanos).  Claro hay que pagar por ese servicio y  los buenos recursos cuestan pero a veces, por ahorrarse una peseta la empresa pierde un dólar.

El momento de llamar a su abogado laboral no es cuando lo emplazan;  es con tiempo- cuando le surgen dudas a la empresa y se puede trabajar de manera preventiva.  Así es que se evitan demandas que cuestan  y conllevan enormes riesgos monetarios. Con tanta reglamentación, las empresas deben tener un abogado con mucha experiencia en el campo laboral y de empleo que pueda evaluar la situación actual de la empresa y elabore recomendaciones para trabajar anticipando situaciones y poder consultar  cuando surjan situaciones delicadas.  La manera  más efectiva de evitar reclamaciones laborales es teniendo el asesoramiento de profesionales en el campo.

Cualquier abogado laboral experimentado le puede decir a una empresa en que circunstancias  un empleo probatorio es válido; cuándo se puede hacer un contrato temporero; como redactar estos contratos y que cosas hay que tomar en cuenta;  qué es un contratista independiente y como estructurar la relación para que sea realmente independiente; si es que se puede.  A pesar de estos recursos a su disposición,  muchas empresas seguirán contratando empleados con despreocupación; sus jefes pensando que son más listos que nadie o ilusos, usarán un contrato enlatado pensando que nada pasará; y seguirán lloviendo las demandas.

Presione el enlace para leer el caso Whittenburg.

¿Dueños de una franquicia o un trabajo?

En  noticias recientes, una empresa fue demandada por personas que habían adquirido su franquicia alegando estos que lo que  a base de sus actividades, lo que realmente tenían era un trabajo y la propiedad real de una empresa como se pretendía alegar.  El franquiciante en este caso es Coverall North America Inc., una empresa de limpieza comercial basada en Florida. Tener  trabajadores erróneamente clasificados como contratista independiente es un procedimiento laboral distinto que trae una serie de complicaciones legales para una empresa. Para los empleados puede ser música a sus oídos.

Lejos de involucrarse en la administración de un negocio propio, los que adquirieron la franquicia alegan que    no hacían gestión comercial alguna a parte  de hacer el trabajo central de la empresa que era limpiar comercios. Por tener un empleo ellos alegan que   tienen derecho a reclamar horas extra y otros beneficios del trabajo.  Aunque este caso se aparta de la típica gestión empresarial de una franquicia, no deja de ser preocupante en este sector por las serias implicaciones al modelo de negocios existente.    Sobre la inspección de trabajo que realmente hacían, la clasificación de las empresas y los posibles efectos del caso puede leer  Pius Awuah y otros v. Coverall North America Inc., Núm.  07-10287-WGY, en el Tribunal Federal para el Distrito de Massachussetts aquí.

El contrato no hace el contratista independiente

Si usted cree que comprando un contrato tipo llena blancos va a lograr disfrazar un trabajo como contratista independiente, se equivoca. Evítese innecesariamente un riesgo de trabajo. Las leyes de Puerto Rico son claras en cuanto a lo que se consideran empleos y contratos de servicios profesionales. Lo que usted debe saber es  que no es lo que diga el contrato sino la relación real entre su empresa y la persona que contrata.

Hace un tiempo me llegó vía correo electrónico una oferta para dizque “inmunizar” mi empresa contra empleados mal clasificados como contratistas independientes. La oferta es que compre un contrato pre-hecho para asegurarme que ni Hacienda ni el IRS puedan clasificar un contratista independiente como empleado. Pienso que  esa oferta es una absoluta perdida de dinero. Lo más increíble de todo es que se atrevan a garantizarla- “Adquiere aquí hoy el contrato que lo garantiza”. A continuación les explico cual es el problema con los contratistas independientes y porqué el mejor contrato del mundo no les puede garantizar nada.

Muchas empresas pequeñas en Puerto Rico piensan que pueden librarse de cumplir con las leyes de Puerto Rico en materia  de empleo nombrando a sus empleados como “contratistas”; creyendo que al adoptar dicha etiqueta o preparar un contrato ‘blindao’, los convierten en personas independientes que trabajan por contrato -como el jardinero, plomero, electricista, el viene a arreglar las computadoras o el que fumiga. Esto es una fantasía.

A diferencia de los empleos, el contratista independiente opera un negocio distinto al que lo contrata. Por tal razón la empresa que utiliza los servicios de un contratista no tiene que retener contribución sobre ingresos (salvo el 7% sobre cierta cantidad), seguro social, medicare, seguro por desempleo y seguros por incapacidad. No obstante, si el contratista resulta que en realidad es un empleado, la empresa enfrentará problemas legales en múltiples frentes incluyendo posibles demandas en casos de accidentes en el trabajo y aquellas responsabilidades contributivas que incumplió.

Para saber si una persona es empleada o contratista tenemos que ver la totalidad de las circunstancias.  No hace diferencia que usted tenga un contrato firmado que diga que la persona es contratista independiente e incluya  las funciones típicas de un contratista . Lo que importa es cual es la  relación verdadera.

La medicina laboral preventiva es que no se  haga la vista larga.  Evalué si la conveniencia percibida vale la pena el riesgo que asumirá.  Si la persona luce, habla, piensa y actúa como empleado- con toda probabilidad es empleado. Me refiero a esa persona que  trabaja en sus facilidades bajo su control, siguiendo sus direcciones y usando su equipo.

Aspectos contributivos del contratista independiente

Estamos ante un contratista independiente  si dada la naturaleza de su función y la forma en que presta servicios resulta ser su propio patrono. El contratista independiente opera un negocio distinto al que lo contrata. Por tal razón una empresa  o negocio propietario que utiliza los servicios de un contratista no viene obligado a cumplir con las obligaciones contributivas relacionadas a empleados como lo son:  contribución sobre ingresos, seguro social, medicare y seguro por desempleo.  No obstante, si el contratista resulta ser un empleado la empresa  enfrentará problemas legales en múltiples frentes incluyendo aquellas responsabilidades contributivas que incumplió.

La responsabilidad del contratante sobre los  ingresos del contratista

Si la actividad contratada es una  de industria o negocio, o para la producción de ingresos, el Departamento de Hacienda requiere que la empresa le retenga al contratista parte del pago y lo remita a Hacienda como pago adelantado de contribuciones del contratista- la llamada retención del 7%. El pago se efectúa utilizando el formulario 480.9A y se deposita  no mas tarde del día 10 del mes siguiente a la retención.

La persona que contrata los servicios no tiene que retener dinero en todos los casos. De hecho como veremos mas adelante, la retención no aplica a  toda actividad y la regla general es que el pagador (el contratante) tiene que hacer el pago como parte de una actividad de industria o negocio  o para hacer dinero. El pago a un ebanista para nuevos gabinetes en su casa, el pago al jardinero que le poda su césped o al plomero que le destapa una tubería, no son actividades de comercio o  efectuadas para generar ingresos.  Estas actividades se consideran personales que no está relacionadas con la industria o negocio del pagador.

Ciertos contratistas gozan de certificados de relevo, esto se refiere a un documento que emite Hacienda, otorgándole un trato contributivo especial con respecto a la retención del 7%.  Esto  no exime al contribuyente de incluir dichos ingresos en su planilla y tributar sobre los mismos. Los contratistas con certificados deben presentar los mismos al contratante para que le haga la retención menor.

El relevo puede ser parcial (3% de retención), en el caso de contratistas que son corporaciones o sociedades, o total (ninguna retención), durante los primeros tres años de prestación de servicios de un individuo, corporación o sociedad. Los relevos hay que solicitarlos en Hacienda y cumplir con ciertos requisitos.

No todo dinero  a pagarse está sujeto a retención pues los primeros 1,500 dólares  y ciertas actividades están exentas como:

  • contratación de seguros;
  • arrendamiento o venta de propiedad mueble tangible o inmueble;
  • imprenta;
  • venta de periódicos, revistas y otras publicaciones (incluyendo colocaciones de anuncios); y contratación de tiempo en radio o televisión.

Ciertos pagos no están sujetos a retención:

  • pagos efectuados a hospitales y clínicas que ofrecen servicios de hospitalización (no ambulatorios);
  • pagos a organizaciones sin fines de lucro que hayan recibido una opinión administrativa a tales efectos;
  • pagos de comisiones efectuados a vendedores directos por la venta de productos de consumo;
  • pagos por construcción de obras, excepto pagos a ingenieros, arquitectos y diseñadores, entre otros;
  • pagos hechos a compañías exentas que operan bajo las leyes de incentivos industriales, contributivos o turísticos; pagos a agricultores bona fide que cualifican para la deducción dispuesta por la Sección 1023(s) del Código;
  • pagos a personas extranjeras no dedicadas a industria o negocio en Puerto Rico que estén sujetas a otras disposiciones de retención en el origen;
  • pagos de salarios sujetos a retención bajo la Sección 1141 del Código; pagos al Gobierno de Puerto Rico, sus agencias, corporaciones públicas y subdivisiones políticas;
  • pagos a un porteador elegible dedicado a transporte aéreo o marítimo de carga o pasajeros o al servicio de comunicaciones telefónicas entre Puerto Rico y cualquier punto fuera de Puerto Rico; y
  • pagos por servicios eclesiásticos prestados por sacerdotes u otros ministros del evangelio debidamente autorizados u ordenados, incluyendo a rabinos.

Tampoco estará sujeto a esta retención el costo incurrido por el proveedor de servicios por concepto de:

  • gastos de viaje, alojamiento y comidas;
  • maquinaria, equipos y piezas, que se suministraron como parte del costo del contrato por la persona que prestó los servicios. Esto no incluye maquinaria, equipos y piezas utilizados por el proveedor del servicio si el título de dichas maquinarias, equipos y piezas no se transfiere como parte del contrato a la entidad a quien se preste el servicio;
  • sellos y comprobantes de rentas internas; y
  • cargos por financiamiento.